Rosa sorvin äärellä, osa 10: Toimisto
- 27/10/2025
Rosa sorvin äärellä!
Työllisyyspalvelupäällikkömme Rosalie Leskelä vierailee tänä vuonna tutustumassa jokaisen KeKen palvelun työhön, ja julkaisemmekin näistä kurkistuksista työarkeen sarjan blogitekstejä nimellä Rosa Sorvin äärellä! Tavoitteena on tutustua eri palvelujen arkeen ja käyttää näkökulmia mm. toiminnan kehittämiseen ja päätöksenteon tueksi.
Rosa jatkoi työhön tutustumista toimistopalveluissa.
Toimisto, info, palkanlaskija, neuvonta, apua… toimistopalveluista meillä puhutaan usealla termillä. Päiväni toimistossa alkoi ihan ex tempore, kun toinen palvelu missä minun piti alun perin olla, joutui yllättäen perumaan vierailuni. Näin ollen toimiston esihenkilö ja talouspäällikkö Minna Annalalle asia tuli aivan yllättäen. Ja ihan purematta hän ei minun tuloani niellytkään, sillä toimistolla oli juuri uuden työntekijän perehdytys kesken ja keskittyminen perehdytykseen olisi suotavaa. Jouduin siis ensin vähän myymään ajatusta itsestäni, kuinka voisin olla apuna tästä huolimatta. Minna huomasikin vierailuni edut ja hän suostui. Kun kello alkoi lähestyä asiakaspalveluaikaa, ilmoitin heti, että minähän voin aukaista oven ja ruveta palvelemaan asiakkaita ensimmäisenä tehtävänäni. Minulla on perustietämystä toimistomme tehtävistä, joten ainakin kysymysten vastaanottajana voisin olla osaava.
Kun asiakkaita ei alkanut kuulumaan, siirryin seuraamaan KeKen asiakaslaskutusten tekemistä. Siinä olikin juuri meneillään kyseisen uuden työntekijän perehdytys, joten oli luonnollista tulla samalla siihen vähän kuulolle. Kun kysymystä herättävän seikka ilmaantui, tarjosin heti apuani: voin käydä paikan päällä kysymässä tarkennusta laskutuksen tehneeltä palvelulta. Kävelin siis reippaana kyseiseen palveluun esihenkilön luo saaden vastauksen. Kun palasin, niin minua odottikin jo kaksi selvitystä vaativaa lappua lisää. Vaikka minua ei olisi tohdittu juoksuttaa, niin tarjouduin itse ilomielin. Sain kaikkiin epäselvyyksiin vastauksen ja näin päiväni toimistotyöntekijänä jatkui soljuvasti.
Toimistohenkilökunta kertoi, että meillä on monenlaisia palveluja erilaisine tilauksineen ja omine epäselvyyksineen. Esimerkiksi, jos laskutuslomakkeessa ei ole kerrottu tarkasti miksi laskussa on jokin poikkeama, joutuvat he aina silloin tällöin tarkistamaan oikein ymmärryksen vielä kertaalleen palvelulta. Kuitenkin oikein mennyt laskutus on KeKen toimistopalvelujen vastuullisuuden perusajatus, ja henkilökunnalla on vahva halu tehdä asiat oikein alusta lähtien. Pitkin päivää kyselin vielä lisää erilaisista toimiston toimitavoista ja hahmottelin mielikuvaa siitä, miten normaali päivä toimistossa sujuisi.
Tarjosin apuani myös toimiston esihenkilölle Minnalle. Hänhän keksikin minulle tehtävän, joka on jo pitkään kaivannut uudelleen organisointia, mutta on ajan puitteissa jäänyt tekemättä. Kyseessä oli KeKen laskutusten tarkempi erittely mappiin. Tällainen lajitteleminen on yleisestikin ihan lempihommiani, sillä suorastaan rakastan asioiden järjestelyä uuteen uskoon siten että ne löytyvät loogisesti ja helposti! Siinä alun aherrettuani hahmotin ja esitin eteenpäin Minnalle lisää kehittämismahdollisuuksia siitä, miten mapin voisi rakentaa alkuperäistä ajatustakin paremmin. Minna luotti (niin kuin aina) arviointikykyyni ja antoi jatkaa työtä ehdotukseni ja osaamiseni mukaisesti. Omaksi huvituksekseni huomasin tunteneeni kaiken keskittymisen keskellä, että nyt olen töissä ”oman tonttini ulkopuolella, toisten säännöillä”, kun automaattisesti kysymällä kysyin pientä vessataukoa. Tämähän jo itseänikin alkoi naurattaa – miksi nyt sellaista kysyn, totta kai saan pitää pikkutauon.
Mapittelu jatkui hyvinkin mielenkiintoisena. Olin osittain melkoisen paperivuoren ympäröimänä, ja rauhoittelin ohi meneviä silmäpareja, että uskokaa tai älkää, minulla on tämä kyllä hyvin hallinnassa ja tiedän tasan missä pinossa mitkäkin paperit ovat. Menihän siinä aikaa loppututustumiseni ajan, mutta voi sitä ilon määrää mikä itselle tuli, kun sai auttaa jossakin niin kaivatussa uudistuksessa, vaikka kyseessä olikin ”vain” laskutuksen uudelleen mapitus. Minnakin kiitti hartaasti.
KeKen toimistopalvelut sijaitsevat Välivainiolla, Sorvin toimipaikassa. Toimistopalveluihin kuuluu neuvonta, toimiston asiakaspalvelu ja laskutukset niin KeKen henkilökunnalle kuin ulkopuolisille asiakkaille. Toimistopalveluihin kuuluu myös sisäisesti henkilöstöhallinto ja sopimuksiin liittyvät asiat. Toimiston yhteydessä työskentelee myös kaksi assistenttia, joiden tehtäviin kuuluu niin rekry- kuin erilaisia hr-tehtäviä.
Tutustumispäivällä silmäni avautuivat siihen, kuinka tärkeä seikka toimiston asiakaskäyntiajat ovat toimistohenkilökunnan työskentelylle. Henkilökunta tarvitsee oman rauhallisen ja keskeytymättömän työaikansa, sillä he käsittelevät tärkeitä asioita, joissa virheille ei olisi varaa. Erilaiset selkeät järjestykset, kuten kansiorakenteet, auttavat sujuvoittamaan toimintaa.
Toinen asia, mistä silmäni avautuivat, on KeKen laskutusten tarkkuus. Minna aina silloin tällöin kyselee pakollisen ostolomakkeen tai sen tarkennuksien perään (ostolomake=kertoo ostoprosessista, mm. mihin palveluun tapahtuma kuuluu). Nyt oikeasti ymmärsin kuinka laskutusta haittaavat sellaiset ikävät satunnalliset tilanteet, jos esimerkiksi osto on puutteellisesti merkitty. Lupasin heti siitä istumalta, että otetaanpa asia puheeksi Sorvin henkilökunnan viikkopalaverissa. Tärkeää asiaa ei voi koskaan liikaa muistutella, sillä me kaikki olemme vain ihmisiä ja unohdamme asioita. Ja kyllä – se yksi pieni rastikin siellä ostolomakkeessa on toden tosiaan tärkeä.
Kiitos toimiston henkilökunnalle, että sain käydä. Otitte oikein ystävällisin ottein minut vastaan! Kiitos. Kohti seuraavaa Rosa sorvin äärellä! -vierailua!
Terveisin Rosalie
Rosalie Leskelä on Kestävän kehityksen keskuksen työllisyyspäällikkö. Rosalien työtehtäviin kuuluu erityisesti yhdistyksen kehittäminen, kuntouttavan työtoiminta, sosiaaliohjaus sekä markkinointi ja viestintä.